skip to Main Content

Nieuwsbrief Alumnivereniging Open Universiteit Alumni nieuwsbrief | Februari 2015

Inhoud:

Van de bestuurstafelUpdate marketing- en communicatieplanJaarverslag 2014


Van de bestuurstafel (Spijkers met koppen in 2015)

Sinds vorige nieuwsbrief is het bestuur in allerlei vormen weer in de weer geweest.

Er is dan ook veel te doen over en met onze alumni vereniging. Omdat een aantal bestuursleden het druk heeft met andere zaken, moet de harde kern er steeds weer stevig tegenaan. Om tijd en geld te besparen was er zelfs een Skype-meeting.

Ik moet eerlijk zeggen dat dit de eerste was en het ging niet allemaal even vloeiend. Ik geef ook toe dat computers, iPads en IPhones prima uitvindingen zijn, maar perfect is het allemaal niet. Er vallen soms dingen gewoon uit. U herinnert zich vast de ALV nog waar het Skype-beeld ook te wensen overliet. Het bestuur blijft echter de moderne middelen intens gebruiken. Het gelooft daarin. Een communicatieproject werd inmiddels afgerond. Het is een leerproces geweest voor het bestuur en de middelen tot het behalen van een van de doelstellingen, namelijk het aantal leden van de AVOU verdubbelen, zijn besproken.
De aanpak lijkt nu helder en men gaat er hard aan werken. Het bestuur is enthousiast geraakt door Appreciative Inquiry (AI) waarbij u allen, waarde alumni, betrokken kunt raken. AI is zowel een levenswijze als een verandermethode, die uitgaat van de kracht en de mogelijkheden IN de organisatie, hier dus de AVOU. We gaan met zijn allen situaties onderzoeken en onszelf waarderend bevragen. De vorm waarin dit wordt gedaan is een zeer aangename, waarbij nectar en ambrozijn niet zal worden geschuwd en er zelfs gedacht wordt aan een prachtig muzikaal intermezzo. Het bestuur is op zoek naar een prachtige locatie. U hoort daar tijdens de ALV meer van.
Verder heeft het bestuur ook behoefte aan minstens twee nieuwe bestuurskandidaten. In ieder geval gaat de secretaris (Zweitze) die het nu bijna negen jaar deed, er vandoor. Hij is nu gekozen in de Studentenraad en kan de twee activiteiten niet combineren met de vele andere zaken die hij doet. Zie verderop op deze website. Op bijgaande foto is een enthousiaste voorzitter (Rob) aan het werk tijdens een bestuursconferentie.
De penningmeester (Koert) keek, tijdens de donkere dagen voor kerstmis naar de financiële situatie en besloot voor te stellen de contributie niet te verhogen. Het bestuur stemde daarmee in. De financiële poten zijn stevig. Een zorg is wel het regiomanagement. In den lande zijn er nu nog maar enkelen en de regiocoördinator (Marianne) heeft het naast andere zaken er maar moeilijk mee. De nieuwe portefeuillehouder Communicatie en Marketing (Patrick) is stevig bezig met het plan daarvoor en verbetert ook de website. Inmiddels is Google Drive de opslag voor documenten aan het worden. De Communicatiemedewerker is opgeleid in marketing en het bestuur verwacht veel van hem. Er komen nu spijkers met koppen dus.


Update marketing- en communicatieplan

In een eerdere editie van de nieuwsbrief heeft het bestuur u geinformeerd over zijn inspanningen om de vereniging naar een nieuw niveau te tillen. We hebben het over het niveau waar marketing en communicatie in lijn staan met recente technologische ontwikkelingen. Daarnaast heeft deze nieuwe marketing- en communicatiestrategie tot doel om de leden van de vereniging in grotere mate bij het bestuur te betrekken, en samen vorm te geven aan de vereniging van morgen.

 

Wij praten u graag bij over activiteiten die wij in 2014 hebben verricht, en die aan bovenstaande doelstelling bijdragen.

In het voorjaar heeft het bestuur Patrick Pilipiec als nieuw bestuurslid verwelkomd. Als mid-twintiger, heeft hij met een frisse en innovatieve blik het nieuwe marketing- en communicatieplan opgesteld. Elementen uit deze strategie vormden voor veel bestuursvergaderingen een belangrijk agendapunt. In het najaar heeft er een tweedaagse sessie in Huissen (Gelderland) plaatsgevonden, waarbij onder leiding van Cees Hoogendijk werd samengewerkt en werd onderzocht wat leden nu van een alumnivereniging verwachten: hoe ziet deze er idealiter voor hen uit? Ook de uitkomsten van deze sessie, waarover uitgebreid in een eerdere nieuwsbrief werd gerapporteerd, zijn in het voorgenoemde marketing- en communicatieplan meegenomen.

Zoals iedere strategie, is ook dit marketing- en communicatieplan geen eindpunt, maar een doorlopend traject. De sessie die vorig jaar in Huissen op kleine schaal heeft plaatsgevonden, zal later dit jaar in alle grote regio’s worden overgedaan. Ook u bent hiervoor uitgenodigd!

2015 Wordt een mooi jaar, waarin u als lid van de AVOU ook veel moois kunt verwachten. We gaan er met zijn allen, ook op digitaal gebied, zeker op vooruit!

Drs. Patrick Pilipiec


Jaarverslag bestuur 2014

Het jaar 2014 was een druk jaar voor uw bestuur. Het doel was het verbeteren van de interne en externe communicatie. Daartoe werd de website verbeterd en de interne communicatie met de leden bestudeerd. Er is een algemeen communicatieproject opgestart met medewerking van bureau ‘Van Meer Bewust’. Het doel hiervan was vergroting van het ledental en het gebruik maken van de inbreng en competenties van die leden. Ook moet het project leiden tot een betere directe samenwerking met de OU.

Voor wat betreft de werking van het bestuur dient te worden rekening gehouden met de bezigheid van de vrijwilligers in dit bestuur. Een aantal heeft een bedrijf en/of een functie in de samenleving die het soms moeilijk maakt regelmatig bij elkaar te komen. Dit is een van de redenen dat (zeer) af en toe een zogenaamde conferentie wordt belegd zodat het bestuur voldoende tijd heeft om het beleid te bespreken en te komen tot een volledige afwerking van de agenda. Tijdens deze conferenties kunnen ook grotere projecten worden gestart. Het was de bedoeling ook de regiovertegenwoordigers daar rechtstreeks bij te betrekken maar ondanks grote aandrang vanuit het bestuur en grote inzet van de regiomanager is het resultaat zeer matig geweest.

In 2014 is een portefeuille vervuld die lang leeg is gebleven: communicatie. Thans is die bezet door een marketingdeskundige van wie voor het nieuwe jaar veel wordt verwacht. Vooral een meer rechtstreekse benadering van de leden is de bedoeling. Een uitgebreid marketing- en communicatieplan circuleert reeds in concept. Begin 2015 zal het ook aan de leden worden voorgelegd.
Enkele bestuursleden hadden in het laatste half jaar weinig tijd voor de vereniging wegens zaken en promotie. Dit bleek ook op de ALV 2014: de voorzitter en de secretaris bevonden zich toen in het buitenland.

De secretaris van het bestuur heeft in november laten weten na negen jaar te willen stoppen met zijn bestuursfunctie, mede ook omdat hij nu actief is in de Studentenraad van de Open Universiteit. Hij is dus in 2015 niet meer herkiesbaar. Ook de activiteitencoördinator Wolter de Vries gaat dit jaar de vereniging verlaten. Zijn bedrijf eist hem gewoon helemaal op. Het bestuur is daarom op zoek naar twee nieuwe bestuursleden.

Bestuurs- en andere vergaderingen

In 2014 werden de volgende vergaderingen gehouden:

  • Bestuursvergadering op 24 en 25 januari 2014 te Zwolle. Voornaamste punten: verbetering van de communicatie en voorbereiding van de ALV.
  • Algemene Leden Vergadering op 21 maart 2014 te Arnhem. Voornaamste punten: jaarverslag en jaarrekening.
  • Bestuursvergadering op 19 juni 2014 te Utrecht. Voornaamste punten: tekenen jaarverslag door bestuur en opdracht communicatieplan aan nieuw bestuurslid.
  • Bestuursvergadering op 15 juli 2014 te Utrecht. Voornaamste punt: opzet communicatie- en marketing plan.
  • Bestuursvergadering 18 september 2014 te Utrecht. Voornaamste punt: Dies Natalis OU op 26/27 september.
  • Bestuursvergadering via Skype op 22 oktober. Voornaamste punten: tarief secretariaat en stand-by brief aan Elsevier i.v.m. ranking.
  • Bestuursvergadering op 18 en 19 november te Zwolle. Voornaamste punten: A.I. plan voor ALV 2015 en contributie 2015 (geen verhoging).

Daarenboven: communicatie en communicatietraining bijeenkomsten door een delegatie van het bestuur. Dit om te komen tot meer betrokkenheid van de leden. Deze vonden plaats op 1 september 2014 te Huissen en 8 en 17 september te Zwolle.

De begeleiding van de eerste twee bijeenkomsten werd verzorgd door  Mevr. Alice Pereboom van het bedrijf Van MeerBewust. De derde bijeenkomst was mede op initiatief van de OU. Hierbij werd overlegd met de coördinator van het algemene alumnibeleid van de OU, Guus Bregman (deze heeft inmiddels ontslag genomen bij de OU).

 

Samenstelling bestuur

Het bestuur is per 1 januari 2015 als volgt samengesteld:

  • Voorzitter: mr. Rob van het Hof (sinds 2005 in het bestuur)
  • Secretaris: drs. Zweitze Hofman (sinds 2006 in het bestuur en aftredend, niet herkiesbaar)
  • Penningmeester: drs. Koert Gerbens (sinds 2011 in het bestuur)
  • Regiomanager: mevr. drs. Marianne Elderman (sinds 2012 in het bestuur, aftredend)
  • Activiteitencoördinator: drs. Wolter de Vries (sinds 2010 aftredend, niet herkiesbaar)
  • Portefeuille Kennis en Wetenschap: drs. Bram Brouwer (sinds 2010, aftredend, herkiesbaar)
  • Portefeuille Communicatie (en marketing): drs. Patrick Pilipiec (sinds 2014 in het bestuur).

 

Overleg met de Open Universiteit

Door voorzitter en secretaris is twee maal een overleg geweest met de voorzitter van het College van Bestuur. Daaruit bleek dat de AVOU op waarde wordt geschat. Concrete zaken heeft dat (nog) niet opgeleverd. Het bestuur betreurt dat de OU-coördinator niet meer bij de bestuursvergaderingen aanwezig kan zijn. Dit was en is tot nu toe Steven Schoevaart. Hij heeft door een reorganisatie en bezuinigingen er andere taken bij gekregen. Op afstand echter verleent hij nog diensten. Hij is onder meer de persoon die zorgt voor de alumnipassen. Hij maakte zich ook verdienstelijk bij de viering van de Dies Natalis.

 

Ledenbestand

Het aantal leden bedraagt nu 996. Dat verschilt niet veel van de aantallen van de laatste jaren. Er is een stevig verloop. Dit jaar kwamen er 93 nieuwe leden bij maar gingen er ook weer 90 weg wegens opzegging, overlijden en royement wegens wanbetaling.

 

Website en nieuwsbrief

De nieuwsbrief kwam dit jaar vijf maal uit, steeds na de bestuursvergadering. De website is vernieuwd en opgeschoond en bevat ook regioactiviteiten.

Overige Activiteiten

Naast een aantal activiteiten in de regio, zie hiervoor de website, verzorgde het bestuur voor de leden de deelname aan de 30ste Dies Natalis van de OU te Heerlen. Hiervoor werd een tweedaags programma op 26 en 27 september inclusief hotelverblijf georganiseerd. De reacties van de leden waren zeer positief. Het is nog altijd jammer dat de voorzitter van de Raad van Bestuur van de OU zijn lezing door omstandigheden moest afzeggen.

Algemene conclusie

Het bestuur is zeer ambitieus te werk gegaan en heeft vaker en langer vergaderd dan andere jaren. Deze werklast werd veroorzaakt door de verbetering van de communicatie en marketing. Het resultaat is nog maar ten dele zichtbaar. Er is gezaaid en uit de voornemens moet nog veel groeien. Het is te hopen dat in het bestuur meer continuïteit ontstaat zodat van het geleerde en geplande nu ook vruchten kunnen worden geplukt. Het deel activiteiten wordt gehinderd door het wegvallen van regiocoördinatoren. Gelukkig is onder meer onze regiomanager (Marianne) zo actief dat er toch nog een en ander georganiseerd kon worden. Het bestuur is zich er van bewust dat er op dit gebied nog veel te doen valt. Men moet echter bedenken dat het hier om vrijwilligers gaat. Verder heeft de lopende reorganisatie van de OU ook niet bijgedragen aan meer personeel bijvoorbeeld in de studiecentra.

Het gemis aan centrale activiteiten is te verklaren uit een gebrek aan belangstelling. Dit is ook de reden waarom het bestuur zich zo sterk op de regio richt. Er is wel een goed uitzicht op het directer samenwerken met de faculteiten en de alumni van de OU. Contacten zijn gelegd en gesprekken gepland. Ook de OU is voorstander van versterken van de band. De alumni blijven de ambassadeurs van de universiteit. Een universiteit die weer hoog in de ranking staat: nummer 1!

Gezegd moet worden dat bij het overgaan naar het nieuwe jaar 2015 aardig wat in de pijplijn zit. Voorlopig echter is de grootste zorg het functioneren van de zeven bestuursleden. Eind 2014 (en dus begin 2015) werkte het bestuur slechts met drie beschikbare functionarissen. Reden waarom de ALV, in de Utrechtse Sterrenwacht, in 2015 wat eenvoudiger is gepland. Aan het uiterste einde van dit jaar bestaat de AVOU twintig (!) jaar. Daarom zullen we in 2016 groots voor de dag komen met de viering van het lustrum. Het is de bedoeling dat u, leden, daar nauw bij wordt betrokken.

 

Vroomshoop, 3 februari 2015,

Drs. Zweitze W. Hofman,
Secretaris.

Geef een reactie

Back To Top